Zarówno Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (Prezes UOKiK) przeprowadzającemu kontrolę, jak również kontrolującemu zależy na jak najszybszym zakończeniu działań kontrolnych. Sprawne jej przeprowadzenie zależy w dużej mierze od świadomości przedsiębiorcy, który wie jakie obowiązki na nim spoczywają, ale zna również swoje uprawnienia i potrafi z nich korzystać. Więcej na ten temat w poniższym artykule.

Prawa i obowiązki w relacji kontrolujący – kontrolowany

Zakres uprawnień kontrolującego

Kontrolujący mają prawo do podejmowania w stosunku do kontrolowanego szeregu czynności, w tym:

1. wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń oraz środków transportu kontrolowanego,
2. żądania udostępnienia związanych z przedmiotem kontroli akt, ksiąg, wszelkiego rodzaju pism, dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, korespondencji przesyłanej pocztą elektroniczną, informatycznych nośników danych, innych urządzeń zawierających dane informatyczne lub systemów informatycznych, w tym także zapewnienia dostępu do systemów informatycznych będących własnością innego podmiotu zawierających dane kontrolowanego związane z przedmiotem kontroli, w zakresie, w jakim kontrolowany ma do nich dostęp,
3. sporządzania z materiałów i korespondencji, o których mowa powyżej, notatek,
4. żądania sporządzenia przez kontrolowanego kopii lub wydruków materiałów, korespondencji, oraz informacji zgromadzonych na nośnikach, w urządzeniach lub w systemach, o których mowa w tym przepisie,
5. żądania ustnych wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,
6. żądania i wydania innych przedmiotów mogących stanowić dowód w sprawie.

W toku kontroli Prezes UOKiK może korzystać z pomocy funkcjonariuszy innych organów kontroli państwowej lub Policji, zobowiązanych wykonywać czynności na polecenie kontrolującego.

W uzasadnionych przypadkach przebieg kontroli lub poszczególne czynności w jej toku, po uprzednim poinformowaniu kontrolowanego, mogą być utrwalane przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk. Informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na których zarejestrowano przebieg kontroli lub poszczególne czynności w jej toku, stanowią załącznik do protokołu kontroli.

Zabezpieczenie dowodów/zajęcie akt, ksiąg, nośników danych

Kontrolujący lub osoby upoważnione do udziału w kontroli ustalają stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku kontroli, a w szczególności dokumentów, przedmiotów, oględzin oraz ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń oraz innych nośników informacji. Dowody, te mogą zostać zabezpieczone przez pozostawienie ich w wydzielonym lub oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu u kontrolowanego lub złożenie, za pokwitowaniem udzielonym kontrolowanemu, na przechowanie w pomieszczeniu UOKiK lub wojewódzkiego inspektoratu Inspekcji Handlowej.

Takie zabezpieczenie może wiązać się z opieczętowaniem np. za pomocą specjalnej taśmy zabezpieczającej. W praktyce można dokonać zabezpieczania w ten sposób komputerów, szaf, serwerów komputerowych, np. w celu  późniejszego skopiowania ich zawartości.

W toku kontroli przeprowadzanej w trakcie trwającego postępowania administracyjnego Prezes UOKiK może również wydać postanowienie o zajęciu akt, ksiąg, wszelkiego rodzaju pism, dokumentów, korespondencji lub informatycznych nośników danych, urządzeń oraz innych przedmiotów mogących stanowić dowód w sprawie, na czas niezbędny do przeprowadzenia kontroli, jednakże nie dłuższy niż 7 dni. Osobę posiadającą powyższe przedmioty kontrolujący wzywa do wydania ich dobrowolnie, a w razie odmowy może przeprowadzić ich odebranie w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Przedmioty podlegające zajęciu kontrolujący po dokonaniu oględzin i sporządzeniu protokołu zajęcia zabierają albo oddają na przechowanie osobie godnej zaufania z zaznaczeniem obowiązku ich przedstawienia na żądanie organu.

Protokół zajęcia zawiera:

• oznaczenie sprawy, z którą zajęcie ma związek,
• podanie dokładnej godziny rozpoczęcia i zakończenia czynności,
• dokładną listę zajętych przedmiotów i,
• w miarę potrzeby, ich opis oraz wskazanie postanowienia Prezesa UOKiK o zajęciu.

Protokół podpisują dokonujący zajęcia i przedstawiciel kontrolowanego.

Dokonujący zajęcia jest obowiązany do natychmiastowego wręczenia osobom zainteresowanym pokwitowania stwierdzającego, jakie przedmioty i przez kogo zostały zajęte, oraz do niezwłocznego powiadomienia przedsiębiorcy, którego przedmioty zostały zajęte, o dokonanym zajęciu.

Zajęte przedmioty podlegają zwrotowi niezwłocznie po stwierdzeniu, że są zbędne dla prowadzonego postępowania, albo po uchyleniu przez Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (SOKiK) postanowienia o zajęciu przedmiotów, jednak nie później niż po upływie 7 dni.

Zaskarżenie postanowienia o zajęciu do sądu

Na postanowienie o zajęciu przedmiotów zażalenie przysługuje osobom, których prawa zostały naruszone. Wnosi się je do SOKiK. Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia. Natomiast uchylenie przez sąd zaskarżonego postanowienia o zajęciu skutkuje obowiązkiem niezwłocznego zwrotu zajętych rzeczy.

Zajęcie, jest środkiem, który w znacznym stopniu ingeruje w działalność przedsiębiorcy, dlatego też w praktyce Prezesa UOKiK częściej stosowane jest zabezpieczenie dowodów w miejscu kontroli. Zabezpieczone przedmioty są kopiowane (np. księgi, dokumenty) lub zgrywane (zawartość serwerów), a następnie zwalniane do dyspozycji przedsiębiorcy. Z pewnością organ zdecyduje się na zajęcie, gdy zachodzi obawa że kontrolowany będzie ukrywał lub dokona przerobienia przedmiotów zajęcia (obawa matactwa).

Obowiązki kontrolowanego

Kontrolowany jest zobowiązany do udzielenia żądanych informacji, umożliwienia wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń oraz środków transportu, udostępnienia i wydania materiałów i innych przedmiotów mogących stanowić dowód w sprawie, umożliwienia dostępu do informatycznych nośników danych, urządzeń lub systemów informatycznych, w zakresie informacji zgromadzonych na tych nośnikach, w urządzeniach lub w systemach, w tym do korespondencji przesyłanej pocztą elektroniczną.

Kontrolowany zapewnia kontrolującemu oraz osobom upoważnionym do udziału w kontroli warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności sporządza we własnym zakresie kopie lub wydruki materiałów i korespondencji, oraz informacji zgromadzonych na nośnikach, w urządzeniach lub w systemach, zapewnia w miarę możliwości samodzielne zamknięte pomieszczenie, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli, zapewnia wydzielone miejsce do przechowywania dokumentów i zabezpieczonych przedmiotów, udostępnia środki łączności, którymi dysponuje, w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności kontrolnych.

Kontrolowany potwierdza za zgodność z oryginałem sporządzone kopie dokumentów i wydruki. W przypadku odmowy potwierdzenia za zgodność z oryginałem potwierdza je przedstawiciel UOKiK, o czym czyni wzmiankę w protokole kontroli.

Tajemnice przedsiębiorstwa – czy będą chronione?

Przekazywane przez kontrolowanego przedsiębiorcę informacje niejednokrotnie mogą mieć sensytywny charakter i zawierać tajemnice przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 71 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów (uokk)[1] pracownicy Urzędu, ale również pracownicy Inspekcji Handlowej oraz inne osoby biorące udział w kontroli są obowiązani do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, jak również innych informacji, podlegających ochronie na podstawie odrębnych przepisów, o których powzięli wiadomość w toku postępowania kontrolnego. Przekazując organowi określone dokumenty należy więc zaznaczyć, że zawierają one takowe tajemnice.

Co, jeśli przedsiębiorca nie realizuje swoich obowiązków?

Przedsiębiorca powinien pamiętać,  że z organem w trakcie kontroli należy współdziałać udzielając żądanych informacji, udostępniając dokumenty i pomieszczenia. Brak współdziałania w trakcie kontroli może okazać się dla przedsiębiorcy bardzo kosztowny. Za utrudnianie lub uniemożliwianie przeprowadzenia kontroli przedsiębiorcy grozi kara pieniężna do wysokości równowartości 50 mln euro.

Ponadto odpowiedzialność finansową w wysokości do pięćdziesięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia może ponieść osoba pełniąca funkcję kierowniczą bądź wchodząca w skład organu zarządzającego przedsiębiorcy, jeśli uniemożliwia lub utrudnia rozpoczęcie lub przeprowadzenie kontroli (przykładowo decyzjami z 31 maja 2022 r. nr RPZ-3/2022 oraz z dnia 11 grudnia 2020 r. nr RPZ 8/2020 Prezes UOKiK nałożył 50 tyś. zł kary na osobę zarządzającą za utrudnianie kontroli). Karę w takiej wysokości może nałożyć organ również na osobę upoważnioną przez kontrolowanego, za udzielenie w toku kontroli nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd informacji żądanych przez Prezesa Urzędu,  uniemożliwianie lub utrudnianie rozpoczęcia lub przeprowadzenia kontroli.

Warto zawczasu przygotować się do potencjalnych kontroli Prezesa UOKiK wprowadzając odpowiednie wewnętrzne procedury i podnosząc świadomość pracowników, którzy będą wiedzieć jak mają się zachować, gdyby taka kontrola nastąpiła i do drzwi przedsiębiorcy zapukał UOKiK.

W kolejnym artykule o środkach zaskarżenia i zakończeniu kontroli…

Przypisy

[1] Ustawa z 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz.U. z 2021, poz. 275)